Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Integration Ihrer personenbezogenen Daten in unsere M365 Umgebung. In ihr werden Art, Zweck und Umfang der Datenerhebung vorgestellt. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Hörmann KG Verkaufsgesellschaft
Upheider Weg 94-98
33803 Steinhagen
Deutschland

„Verantwortlicher“ ist die Stelle, die personenbezogene Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen etc.) erhebt, verarbeitet oder nutzt.

Datenschutzbeauftragter:
Jens Paul
Upheider Weg 94-98
33803 Steinhagen
E-Mail: datenschutz@hoermann.de 
Deutschland
 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, damit wir Sie mit einem Gast-Zugang in unsere Microsoft 365 Umgebung integrieren können. Die dazu eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes, für den Sie registriert wurden. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Anderenfalls kann die Registrierung nicht durchgeführt werden.

Für wichtige Änderungen etwa beim Angebotsumfang oder bei technisch notwendigen Änderungen nutzen wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf diesem Wege zu informieren.

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt zum Zwecke der Durchführung des durch die Registrierung begründeten Nutzungsverhältnisses und ggf. zur Anbahnung weiterer Verträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie auf in diesem System registriert sind und werden anschließend – spätestens nach 90 Tagen Inaktivität - gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Während des Anmeldeprozesses verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse.

Ihre Daten werden nach Ende des angegebenen Zwecks, spätestens nach 90 Tagen, aus unserem System gelöscht. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Wir weisen darauf hin, dass die betroffene Person deren Daten durch den Verantwortlichen verarbeitet werden, folgende Rechte hat:

• Sie können Auskunft über alle Verarbeitungen ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies umfasst die Verarbeitungszwecke, die Kategorien verarbeiteter Daten, die Empfänger dieser Daten, die Dauer der Speicherung, die Herkunft der Daten (sofern sie über einen Dritten erhoben wurden) sowie Angaben zur automatisierten Entscheidungsfindung (Artikel 15 DS-GVO).
• Sie können die Berichtigung fehlerhafter Daten verlangen (Artikel 16 DS-GVO)
• Sie können verlangen, dass Daten gelöscht werden, insbesondere wenn diese unrechtmäßig verarbeitet wurden oder für den Zweck zu dem sie ursprünglich erhoben wurden nicht mehr erforderlich sind (Artikel 17 DS-GVO)
• Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, insbesondere solange die Richtigkeit der Daten bezweifelt wird (Artikel 18 DS-GVO)
• Sie haben das Recht eine Kopie Ihrer Daten zu verlangen (Artikel 20 DS-GVO)
• Sie können Widerspruch in eine Verarbeitung einlegen sofern die Daten zu Zwecken der Direktwerbung verwendet werden sollen, wenn die Verarbeitung auf Basis einer Einwilligung erfolgte oder aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Artikel 21 DS-GVO)
• Sofern Sie der Ansicht sind, dass Sie bei der Verarbeitung Ihrer Daten in Ihren Rechten verletzt wurden, haben Sie das Recht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen.

Audio- und Videokonferenzen

Datenverarbeitung

Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.
 

Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
 

Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen. Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. bDSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1  lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Wir setzen folgendes Konferenz-Tools ein: Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Dienste
OneDrive

Wir haben OneDrive auf dieser Website eingebunden. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA (im folgenden „OneDrive“).

OneDrive ermöglicht es uns, einen Uploadbereich auf unserer Website einzubinden, in dem Sie Inhalte hochladen können. Wenn Sie Inhalte hochladen, werden diese auf den Servern von OneDrive gespeichert. Wenn Sie unsere Website betreten, wird außerdem eine Verbindung zu OneDrive aufgebaut, sodass OneDrive feststellen kann, dass Sie unsere Website besucht haben.

Die Verwendung von OneDrive erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Uploadbereich auf seiner Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.