Umgang mit Bewerberdaten

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Karriereseite und über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir nehmen den Schutz Ihrer privaten Daten sehr ernst und möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Internet-Seite wohlfühlen.

Datenschutz ist bei Hörmann ein wichtiges Thema. Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten von Bewerbern gem. den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG neu).

Neben der datenschutzkonformen Verarbeitung steht Transparenz im Umgang mit Ihren Daten für uns an oberster Stelle. Gerne möchten wir daher auf einige Abläufe eingehen.

 

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Hörmann KG Verkaufsgesellschaft, Upheider Weg 94-98, 33803 Steinhagen (im Folgenden als „Hörmann“ bezeichnet, ist Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

 

Wen können Sie bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren?

Zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen wenden Sie sich gerne an die Datenschutzkoordinatorin der Hörmann Gruppe, Frau Sarah Osterholt, unter 05204-915 1708 / s.osterholt.vkg@hoermann.de oder unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Jens Paul, erreichbar unter datenschutz@hoermann.de.

Beide helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter.

 

Für welche Zwecke und basierend auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet Hörmann Ihre personenbezogene Daten?

Gem. § 26 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 8 S. 2 BDSG verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie für den Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei Hörmann.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, Buchstabe f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

 

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet Hörmann?

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein sowie weitere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen sozialen Netzwerken.

 

Woher stammen personenbezogene, nicht direkt beim Bewerber erhobene Daten?

Immer wieder erhalten wir von diversen Anbietern Bewerbungsunterlagen. Häufig ist uns nicht ersichtlich, ob Ihnen als Bewerber diese Datenweitergabe an uns bekannt ist bzw. Sie diese gewünscht oder darin eingewilligt haben.

Wir kommen daher gerne unsere Informationspflicht gem. Art. 14 DSGVO nach und werden Ihnen derartige Zugänge Ihrer Unterlagen innerhalb eines Monats unaufgefordert melden.

 

An wen leitet Hörmann Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Sie haben sich auf eine ausgeschriebene Stelle beworben. Leider können wir Ihnen diese nicht anbieten, finden Ihre Bewerbung allerdings für eine andere ausgeschriebene Stelle in einem unserer Unternehmen interessant. Bevor wir Ihre Unterlagen an die entsprechende Fachabteilung bzw. das entsprechende Unternehmen der Hörmann Gruppe weiterleiten, werden wir Sie immer um Ihre Einwilligung bitten. Dies Einwilligung ist freiwillig. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, diese Einwilligung zu widerrufen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet, dies insbesondere durch den Anbieter unseres Bewerbermanagementsystems rexx systems GmbH, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg. Alle Daten werden auf Basis des SSL-Verfahrens verschlüsselt.

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

 

Welche Daten verarbeitet Hörmann im Bewerbermanagementsystem?

Unabhängig davon, ob Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen via Online-Portal, Mail oder in Papierform zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre Daten in unserem Bewerbungsmanagementsystem. Der Datentransfer erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung auf den Server unseres externen Dienstleisters rexx systems GmbH, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg.

 

Wie lange speichert Hörmann Ihre Daten?

Hörmann speichert Ihre personenbezogenen Daten solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande, speichern wir Ihre Daten zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche weitere 6 Monate.

Sofern wir Ihnen derzeit keine zu Ihrem Profil passende Stelle anbieten können, Ihre Bewerbungsunterlagen jedoch gerne für zukünftige Vakanzen berücksichtigen würden, bitten wir sie um Ihre Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Bewerbung in den Bewerberpool. Die Bewerbungsdaten werden entsprechend länger gespeichert. Dies Einwilligung ist freiwillig. Sie haben jederzeit die Möglichkeit diese Einwilligung zu widerrufen.

 

Wie sorgt Hörmann für die Sicherheit Ihrer Daten?

Ihre Bewerbungsunterlagen können nur von der Personalabteilung sowie den am Entscheidungsprozess für eine vakante Stelle beteiligten Personen z.B. den jeweiligen Führungskräften in unserem Unternehmen eingesehen werden. Ihre Daten werden selbstverständlich von allen Beteiligten vertraulich behandelt.

Ihre Daten werden im Wege der Auftragsdatenverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO sowie § 62 BDSG neu bei einem Provider in Deutschland gehostet. Sowohl wir als auch der Provider setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre erhobenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

 

Wie verhält es sich mit Ihren Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschrechten sowie Rechten zur Einschränkung der Verarbeitung?

Auskunftsrechte

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer ein.

Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Auch wir haben ein Interesse daran korrekte Daten von Ihnen vorliegen zu haben. Sofern sich Änderungen z.B. an Ihren Kontaktdaten ergeben, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne.

Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der bis zum Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt.
Für einen Widerruf wenden Sie sich einfach an Ihren Hörmann Ansprechpartner oder wie o.g. unsere Datenschutzkoordinatorin oder unseren Datenschutzbeauftragten.

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind unsererseits verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sobald

  • die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind bzw.
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Interessen unsererseits dem entgegenstehen.

Gründe für die Verarbeitung liegen vor, sobald

  • die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden bzw.
  • die Löschung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erforderlich ist.

Keine Löschpflicht besteht, sobald

  • die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, erforderlich ist bzw.
  • die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Sofern eine Löschung nicht möglich ist, schränken wir die Verarbeitung entsprechend ein.
Für jegliche datenschutzrechtlichen Fragen zum Umgang mit Ihren Bewerberdaten wenden Sie sich jederzeit gerne an unsere Datenschutzkoordinatorin Frau Sarah Osterholt (05204-915 1708 / s.osterholt.vkgspam@spam.comspam@spam.comhoermann.de) oder unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Jens Paul (datenschutzspam@spam.comspam@spam.comhoermann.de).